- В первом случае получатель действительно приезжает за товаром на собственном автомобиле и перевозит его для своих нужд. Во втором он нанимает транспортную компанию, которая забирает груз у поставщика и доставляет покупателю.
- Во второй ситуации в перевозке участвуют уже три самостоятельных лица: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Даже если перевозчик входит в один холдинг с продавцом или покупателем, он остается отдельным юридическим лицом и участником перевозочного процесса.
Разбираем, кто должен оформлять электронную транспортную накладную и заказ или заявку на перевозку в каждой схеме.
Когда перевозочных документов может не быть
Если покупатель забирает приобретенный товар собственным автомобилем и перевозит его для своих нужд, отдельная услуга перевозки не оказывается. Минтранс разъясняет, что при перевозке груза для собственных нужд собственным транспортом оформлять транспортную накладную не требуется.
Именно эту ситуацию бизнес часто ошибочно переносит на случаи, когда за товаром приезжает наемная транспортная компания.
Фраза «покупатель забирает самостоятельно» сама по себе ничего не определяет. Нужно уточнить, на чьем автомобиле перевозится груз и привлекается ли отдельный перевозчик.
Что меняется, если покупатель нанимает транспортную компанию
Когда получатель заказывает доставку у отдельной транспортной компании, возникает договор перевозки. Его заключение подтверждает транспортная накладная. По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если стороны не предусмотрели иной порядок в договоре.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, а также используемые при автомобильных перевозках заказы и заявки должны оформляться электронно, за исключением отдельных случаев, в которых Минтранс разрешил сохранить бумажный формат. Требование распространяется на грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей независимо от сферы деятельности.
Поэтому наличие отдельного перевозчика нельзя заменить устной договоренностью между продавцом и покупателем. Участникам нужно определить роли и оформить документы в соответствии с фактической схемой перевозки.
Сценарий 1. Доставку организует продавец
Компания «Перспектива» продает товар компании «Ромашка». Покупатель не хочет самостоятельно искать транспорт и просит продавца включить доставку в условия поставки.
«Перспектива» обращается, например, в «Деловые линии» и заказывает перевозку товара до склада покупателя.
В этой схеме «Перспектива» передает груз и организует перевозку, транспортная компания выступает перевозчиком, а «Ромашка» принимает товар.
Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную, если иной порядок не установлен договором. Если договор перевозки заключается посредством заказа, отправитель также составляет и направляет перевозчику заказ на перевозку. При наличии договора об организации перевозок вместо заказа может оформляться заявка.
Таким образом, электронная транспортная накладная и электронный заказ или заявка отражают разные части процесса. Накладная подтверждает заключение договора перевозки, а заказ или заявка используется для согласования конкретной перевозки в предусмотренных законом случаях.
Сценарий 2. Доставку организует покупатель
Теперь предположим, что «Ромашке» не подходят предложенные продавцом условия доставки. Покупатель самостоятельно обращается в транспортную компанию и договаривается, чтобы она забрала товар со склада «Перспективы».
В этой ситуации инициатором доставки и заказчиком услуг перевозчика становится покупатель. Но физически груз передает транспортной компании «Перспектива», поэтому она остается грузоотправителем в перевозочном процессе.
Это значит, что продавцу нельзя считать такую сделку обычным самовывозом только потому, что перевозчика выбрал и оплатил покупатель. Товар забирает не собственный автомобиль получателя, а отдельная организация, оказывающая услугу перевозки.
Электронная транспортная накладная в такой схеме также необходима. По общему правилу ее формирует грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Заказ или заявка оформляются в зависимости от того, как заключен договор с перевозчиком и какая сторона действует от имени грузоотправителя либо наделена соответствующими полномочиями.
Именно этот момент важно заранее согласовать между продавцом, покупателем и перевозчиком. Нельзя автоматически считать, что все документы должен оформить тот, кто оплачивает доставку.
Всегда ли при участии трех компаний нужны два документа
Сам факт участия трех юридических лиц не означает, что в любой ситуации обязательно оформляются именно два отдельных документа.
Электронная транспортная накладная требуется для подтверждения договора перевозки. Электронный заказ или заявка оформляются, если договор перевозки заключается через заказ либо конкретная перевозка выполняется на основании заявки в рамках договора об организации перевозок.
Поэтому корректная логика выглядит так: сначала компания определяет, кто является грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, затем устанавливает, кто заключает договор с перевозчиком и каким документом оформляется конкретная перевозка.
Такой подход точнее, чем правило «три компании — всегда два документа».
Что необходимо согласовать до отправки груза
До приезда автомобиля стороны должны определить, кто выступает грузоотправителем, кто заказывает перевозку, кто создает электронную транспортную накладную и кто оформляет заказ или заявку, если этот документ используется в конкретной схеме.
Также нужно заранее назначить сотрудников, которые будут подписывать документы, оформить для них квалифицированные электронные подписи и машиночитаемые доверенности, а затем подключить компанию к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Обмен документами и передача сведений в ГИС ЭПД происходят именно через таких операторов.
Если распределить роли только в момент приезда водителя, отгрузка может задержаться из-за отсутствия документа, доступа или полномочий на подписание.
Как организовать работу с ЭПД
Контур.Логистика помогает грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям работать с электронными транспортными накладными, заказами и заявками в едином процессе.
Оставьте заявку — поможем разобрать вашу схему перевозки, определить роли участников и подготовить компанию к обязательной работе с электронными перевозочными документами с 1 сентября 2026 года.
Если вы хотите понять, как новые требования повлияют именно на ваш бизнес, , запишитесь на бесплатную консультацию.
Мы уже подробно разбирали отдельные вопросы, связанные с переходом на электронные перевозочные документы:
ЭПД: новые форматы, исключения и реестр перевозчиков
Рассказываем, какие новые форматы электронных перевозочных документов уже утверждены, в каких случаях допускается использование бумажных документов и что нужно знать о реестре перевозчиков.
Электронные перевозочные документы: как действовать в разных ролях
Разбираем, какие документы необходимо оформлять в зависимости от роли компании: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора или грузополучателя.
10 самых частых вопросов про электронный путевой лист (ЭПЛ)
Отвечаем на самые распространенные вопросы об электронных путевых листах: кому они необходимы, когда становятся обязательными и как организовать работу с ними.
Рассказываем, какие новые форматы электронных перевозочных документов уже утверждены, в каких случаях допускается использование бумажных документов и что нужно знать о реестре перевозчиков.
Электронные перевозочные документы: как действовать в разных ролях
Разбираем, какие документы необходимо оформлять в зависимости от роли компании: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора или грузополучателя.
10 самых частых вопросов про электронный путевой лист (ЭПЛ)
Отвечаем на самые распространенные вопросы об электронных путевых листах: кому они необходимы, когда становятся обязательными и как организовать работу с ними.