С сентября 2026 года для большинства коммерческих перевозок станет обязательным электронный документооборот: электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), электронная транспортная накладная (ЭТрН), а также электронные железнодорожные и авианакладные и экспедиторские документы.
С сентября 2026 года для большинства коммерческих перевозок станет обязательным электронный документооборот: электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), электронная транспортная накладная (ЭТрН), а также электронные железнодорожные и авианакладные и экспедиторские документы.
При этом на практике у участников перевозки возникает главный вопрос не о формате документов, а о том, какие именно документы нужно оформлять в конкретной ситуации. Набор документов зависит от роли компании в перевозке: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора или грузополучателя, а также от того, используется собственный транспорт или привлекается сторонний перевозчик.
- При этом на практике у участников перевозки возникает главный вопрос не о формате документов, а о том, какие именно документы нужно оформлять в конкретной ситуации. Набор документов зависит от роли компании в перевозке: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора или грузополучателя, а также от того, используется собственный транспорт или привлекается сторонний перевозчик.
С сентября 2026 года для большинства коммерческих перевозок станет обязательным электронный документооборот: электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), электронная транспортная накладная (ЭТрН), а также электронные железнодорожные и авианакладные и экспедиторские документы.
При этом на практике у участников перевозки возникает главный вопрос не о формате документов, а о том, какие именно документы нужно оформлять в конкретной ситуации. Набор документов зависит от роли компании в перевозке: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора или грузополучателя, а также от того, используется собственный транспорт или привлекается сторонний перевозчик.
В этом материале сосредоточимся на ЭЗЗ и ЭТрН — это ключевые документы для автомобильных перевозок, по которым уже определены форматы и порядок работы. По остальным видам перевозочных документов форматы продолжают формироваться.
Как определить, какие документы оформлять
Порядок работы зависит от роли участника перевозки. Грузоотправитель инициирует перевозку и задает ее условия, перевозчик выполняет доставку, экспедитор организует взаимодействие сторон, а грузополучатель принимает груз и завершает процесс. Разберем типовые сценарии.
Роль грузоотправителя
Если компания привлекает стороннего перевозчика в рамках договора перевозки для доставки груза получателю, она выступает в роли грузоотправителя. В этом случае сначала оформляется электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), а затем — электронная транспортная накладная (ЭТрН).
Заказчик транспорта (грузоотправитель) оформляет электронный заказ-заявку (ЭЗЗ), указывая требования к перевозке: характеристики груза, дату и место подачи транспортного средства под погрузку, адрес выгрузки, а также требования к транспортному средству (грузоподъемность, вместимость).
Перевозчик подтверждает заявку и вносит данные о транспортном средстве и водителе: марку, модель и государственный номер автомобиля, ФИО водителя, данные водительского удостоверения, а также стоимость перевозки.
ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов, их в строгой последовательности оформляют и подписывают участники:
- Т1 — грузоотправитель;
- Т2 — перевозчик;
- Т3 — грузополучатель при приемке;
- Т4 — перевозчик (завершение перевозки).
После подписания Т4 перевозка считается завершенной. Порядок подписания титулов сохраняется вне зависимости от участия экспедитора.
Помимо четырех обязательных титулов в ЭТрН предусмотрены дополнительные титулы, которые оформляют при возникновении отдельных событий в процессе перевозки:
— Т5 и Т6 — для подтверждения стоимости перевозки;
— Т7 и Т9 — при переадресовке груза;
— Т8 — при замене водителя, транспортного средства или прицепа.
Эти титулы используются только при наступлении соответствующих событий и не входят в обязательный комплект перевозки.
Помимо четырех обязательных титулов в ЭТрН предусмотрены дополнительные титулы, которые оформляют при возникновении отдельных событий в процессе перевозки:
— Т5 и Т6 — для подтверждения стоимости перевозки;
— Т7 и Т9 — при переадресовке груза;
— Т8 — при замене водителя, транспортного средства или прицепа.
Эти титулы используются только при наступлении соответствующих событий и не входят в обязательный комплект перевозки.
Типичные ошибки при определении роли участника перевозки
На практике компании часто путают роли перевозчика и экспедитора.
Если организация только перевозит груз по договору перевозки, она выступает перевозчиком.
Если организация принимает груз во владение по экспедиторской расписке и организует дальнейшую перевозку, она выступает экспедитором.
Неверное определение роли может привести к ошибкам в оформлении ЭЗЗ, ЭТрН и экспедиторских документов.
Перевозка между адресами одной компании
Если перевозчик доставляет груз между точками доставки одной и той же компании, например, из одного склада в другой, то используют схему как и в примере выше: оформляют ЭЗЗ, затем ЭЗЗ подтверждает перевозчик и формирует ответный титул, после оформляют и подписывают четыре титула ЭТрН, где первый и четвертый формирует одна и та же компания.
Отгрузка со стороннего склада
Если груз отгружается со склада третьего лица, ,то ЭЗЗ оформляет грузоотправитель (как заказчик перевозки). Первый титул ЭТрН (Т1) формируется в зависимости от условий договора. По умолчанию ЭТрН создает грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором, и передает документ на подписание организации, осуществляющей погрузку (складу). Если это закреплено в договоре, ЭТрН может оформить и сам склад — в этом случае он создает и подписывает Т1.
Далее порядок стандартный: Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Перевозка груза собственным транспортом
Если коммерческой перевозки нет и компания перевозит груз собственными силами, без заключения договора перевозки с отдельным перевозчиком, электронная транспортная накладная (ЭТрН) не оформляется. Согласно Федеральному закону 259-ФЗ, глава 2, статья 8, п.1, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Поскольку в данном случае договор перевозки отсутствует (грузоотправитель и перевозчик — одно юридическое лицо), оформление ЭТрН не требуется.
Согласно постановлению Правительства РФ 1944 от 25.11.2025, при перевозке алкоголя с 1 сентября 2026 года обязательно оформление электронного путевого листа, если используется собственный или арендованный транспорт. При перевозке остальных грузов документ пока можно оформлять и в бумажном виде.
Перевозка с привлечением экспедитора
Если экспедитор принимает груз во владение, то оформляют поручение экспедитору, экспедитор выдает экспедиторскую расписку и создает ЭТрН, указывая заказчика перевозки в реквизите «Заказчик» (п. 1а), а себя — в реквизите «Грузоотправитель» (п. 1) с пометкой «является экспедитором».
Далее подписание: Т1 — экспедитор или склад, Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Если экспедитор не принимает груз во владение (агентская модель), он отвечает только за подбор перевозчика для транспортировки. Заказчик транспорта самостоятельно оформляет и подписывает ЭЗЗ и ЭТрН с фактическим перевозчиком, которого нашел агент.
В процессе перевозки могут возникать ситуации, требующие дополнительного оформления ЭТрН.
Если перевозчик меняет водителя, транспортное средство или прицеп, оформляется титул замены (Т8), в котором фиксируются новые сведения.
Если требуется изменить адрес доставки или грузополучателя, используется механизм переадресовки. Грузоотправитель или грузополучатель формирует титул указания о переадресовке (Т9), а перевозчик — титул переадресовки (Т7).
После регистрации этих титулов перевозка продолжается по обновленным данным.
В процессе перевозки могут возникать ситуации, требующие дополнительного оформления ЭТрН.
Если перевозчик меняет водителя, транспортное средство или прицеп, оформляется титул замены (Т8), в котором фиксируются новые сведения.
Если требуется изменить адрес доставки или грузополучателя, используется механизм переадресовки. Грузоотправитель или грузополучатель формирует титул указания о переадресовке (Т9), а перевозчик — титул переадресовки (Т7).
После регистрации этих титулов перевозка продолжается по обновленным данным.
Самовывоз покупателем
Если покупатель самостоятельно привлекает перевозчика, он выступает заказчиком транспорта и оформляет ЭЗЗ.
ЭТрН в таком сценарии формируется в зависимости от условий договора. Документ может создать покупатель (как заказчик перевозки) и передать на подписание организации, осуществляющей погрузку груза в транспортное средство (складу). Если это предусмотрено договором, ЭТрН может оформить и сам склад — в этом случае он создает и подписывает Т1.
Далее порядок стандартный: Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Роль перевозчика
Если компания использует собственный или арендованный транспорт, ЭЗЗ оформляет заказчик перевозки. Перевозчик со своей стороны не создает ЭЗЗ, а принимает и обрабатывает поступившую заявку. Далее он подписывает Т2 при погрузке после грузоотправителя и Т4 при завершении перевозки после грузополучателя.
Важно: материальная ответственность за груз не означает принятие груза во владение. Если вы принимаете груз во владение и организуете перевозку — это уже роль экспедитора.
Роль экспедитора
Экспедитор работает по договору транспортно-экспедиционных услуг. Роли экспедитора и перевозчика в рамках перевозки определяются условиями договора и должны быть четко разграничены.
Если экспедитор принимает груз во владение:
- грузоотправитель оформляет поручение экспедитору на организацию перевозки;
- экспедитор выдает экспедиторскую расписку при принятии груза;
- создают ЭТрН;
- далее стандартная схема Т1–Т4.
Если груз во владение не принимается:
- экспедитор выступает посредником;
- заказчик оформляет ЭЗЗ и ЭТрН самостоятельно;
- экспедитор не участвует в оформлении ЭЗЗ и ЭТрН.
Роль грузополучателя
В случае, когда компания самостоятельно нанимает перевозчика для транспортировки груза, она выступает заказчиком перевозки: оформляет ЭЗЗ и взаимодействует с перевозчиком напрямую.
Нужна ли ЭТрН при международных перевозках
Если на границе груз перегружают из машины в машину, то при перевозке до или от границы формируют ЭТрН.
Если же груз везут без перегруза, ЭТрН не понадобится. Вместо нее формируют CMR‑накладную — международный аналог транспортной накладной.
Вывоз груза своим транспортом
Если коммерческой перевозки нет: ЭТрН не оформляют, вместо нее — электронный путевой лист.
Можно ли использовать ЭТрН вместо акта выполненных работ
После завершения перевозки ЭТрН может использоваться как первичный учетный документ вместо отдельного акта выполненных работ.
Для этого дополнительно оформляются:
— Т5 — титул финансового состояния, который формирует перевозчик;
— Т6 — титул финансового состояния, который формирует заказчик перевозки.
Эти титулы подтверждают согласованную стоимость перевозки и могут использоваться для учета оказанных услуг.
Если нет времени разбираться в каждом сценарии отдельно, воспользуйтесь краткой шпаргалкой ниже.
Итоговая логика
Ключевой критерий — возникает ли коммерческая перевозка и принимает ли кто-то груз во владение.
— Есть договор перевозки — оформляется ЭЗЗ и ЭТрН.
— Перевозка с использованием своего транспорта — оформляется ЭПЛ.
— Организация принимает груз во владение по экспедиторской расписке и организует перевозку — это организация играет роль экспедитора.
– Организация, выполняющая перевозку по договору перевозки, выступает в роли перевозчика. Корректное определение роли позволяет избежать ошибок в электронных перевозочных документах и рисков при проверках.
- Переход на электронные транспортные документы — это не только требование законодательства, но и возможность оптимизировать документооборот: сократить сроки подписания, снизить затраты на хранение и ускорить получение оплаты за перевозку.
#ЭДО #ЭТрН #ЭЗЗ #Логистика #Грузоперевозки #Документооборот #Цифровизация #Транспорт #Экспедитор #Бизнес