В 2023 году вводится ряд изменений в Федеральном законе №63-ФЗ. Они касаются подписи электронных документов. Что изменится для бизнеса, а также как правильно перейти на МЧД (машиночитаемые доверенности), разберем далее.
Кратко о МЧД
Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.
Основные понятия и принципы работы с МЧД рассматриваем в материале.
Раньше для подписания электронных документов сотрудники пользовались квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица, в которой были указаны данные физлица и данные организации. С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.
Шаг 1. Руководитель получает электронную подпись стандарта ФНС
Чтобы получить электронную подпись (ЭП), руководитель организации должен лично обратиться в ФНС или любой аккредитованный ею Уполномоченный центр(УЦ) с необходимыми документами:
- Паспорт
- СНИЛС
- ИНН
- Токен для записи сертификата ЭП
Получить сертификат электронной подписи руководителя с полной технической поддержкой можно в Контур-Кузбаcc
Забрать готовый сертификат можно только лично. Не менее важно знать, что сертификаты электронной подписи руководителей устанавливаются только на одном ПК, оснащенном специальными программами криптозащиты. Использовать ЭП может только руководитель, без права передачи. Запись сертификата занимает от нескольких минут до суток.
Шаг 2. Оформить ЭП физлиц на сотрудников
С сентября 2023 года для подписи документов компании, сотрудникам понадобятся сертификаты ЭП для физических лиц. Использовать их можно не только для корпоративных документов, но и в личных нуждах.
Оформляются сертификаты в любом удостоверяющем центре. Для выпуска сертификата в УЦ Контур, необходимо:
1. Оставить заявку
2. Оплатить счет
3. Подготовить комплект документов: паспорт, СНИЛС, ИНН
4. Получить электронную подпись в сервисном центр
Оформляются сертификаты в любом удостоверяющем центре. Для выпуска сертификата в УЦ Контур, необходимо:
1. Оставить заявку
2. Оплатить счет
3. Подготовить комплект документов: паспорт, СНИЛС, ИНН
4. Получить электронную подпись в сервисном центр
Шаг 3. Руководитель оформляет МЧД на сотрудников
Это может быть как одна машиночитаемая доверенность с правом передоверия (например, на финансового директора, которую потом передоверяют бухгалтерам) или МЧД на каждого сотрудника.
Оформить МЧД сейчас можно несколькими способами.
Оформить МЧД сейчас можно несколькими способами.
Через специальный сервис
Быстрее и удобнее всего оформлять МЧД в одном сервисе, например, Контур.Доверенность.
1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.
2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».
1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.
2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».
3. Выберите форму доверенности и создайте заявку на ее выпуск. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.
4. Заверьте доверенность электронной подписью руководителя.
На сайте ФНС
На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.
Чтобы создать доверенность:
Чтобы создать доверенность:
- Откройте портал по ссылке.
- Выберите необходимый тип доверенности. B2B - для документооборота между организациями.
3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.
4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).
5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.
6. Нажмите скачать, для оформления XML-доверенности.
Итоги
К 1 сентября 2023 года для электронного документооборота нужно оформить: сертификат ЭП физлиц и машиночитаемые доверенности, выданные генеральным директором. Период, за который компаниям нужно перейти на машиночитаемые доверенности, более полугода, но уже сейчас есть стабильно работающие, проверенные сервисы, через которые легко оформить МЧД.