Сотрудники компаний могут подписывать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), оформленной на себя, как на физлицо. Право подписи подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД), которую выдает работодатель. Это распространяется также и на нотариальные доверенности.
Механизм работы машиночитаемой доверенности
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, который может быть прочитан и обработан программным обеспечением. Он создается в специализированных сервисах и подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также получать доступ к личным кабинетам на порталах ФНС или Госуслуг.
Ппри формировании машиночитаемой доверенности (МЧД) работодатель имеет возможность назначить сотруднику различные полномочия. Это может быть право на просмотр, редактирование или выполнение определенных действий. Важно, что полномочия должны быть четко определены и соответствовать единому классификатору полномочий, который ведет Министерство цифрового развития (Минцифры).
Для единого формата МЧД 003 полномочия выбираются из классификатора, который предоставляет Минцифры. Это обеспечивает стандартизацию и упрощает взаимодействие между различными организациями и государственными структурами.
Для других форматов МЧД будут разработаны отдельные справочники полномочий, что позволит адаптировать систему под конкретные нужды и требования различных сфер деятельности.
Чтобы упростить процесс взаимодействия с контрагентами, не прикладывая доверенность к каждому пакету документов, используется указание на систему, где расположен файл МЧД, и способ его поиска. Это позволяет интегрировать МЧД в систему электронного документооборота (ЭДО) компании и автоматизировать процесс проверки полномочий.
Таким образом, после того как сотруднику предоставлены полномочия для работы с документами и выпущена машиночитаемая доверенность (МЧД), информирование контрагентов о новых полномочиях может быть выполнено различными способами:
- Для разовых доверенностей или доверенностей, выданных на короткий срок, целесообразно отправлять их вместе с пакетом документов. Это обеспечивает непосредственное подтверждение полномочий без необходимости дополнительных запросов.
- Для долгосрочного контроля статуса МЧД и возможности быстрой отмены, особенно если организация работает с большим объемом документов, рационально разместить доверенность в специализированном хранилище. Контрагентам следует сообщить инструкции о том, как и где можно найти доверенность. Это позволяет контрагентам самостоятельно проверять полномочия при необходимости.
Список информационных систем (ИС), где можно хранить МЧД, определен Правительством (Постановления от 21 февраля 2022 №223 и №224). В него входят:
· ЕСИА портала «Госуслуги»;
· ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
ИС оператора электронного документооборота;
ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
ИС федерального органа исполнительной власти.
· ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
ИС оператора электронного документооборота;
ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
ИС федерального органа исполнительной власти.
Указанные организации имеют право оказывать услугу по хранению МЧД, но прямой обязанности у них нет.
Важно! В Контур.Экстерне вы можете оформить электронные доверенности для отправки отчетности. Для работы с контрагентами нужен другой тип МЧД, который можно сформировать на сайте ФНС, в сервисе Контур.Доверенность или заказать услугу по оформлению в нашем Удостоверяющем центре.
Реестр доверенностей
Реестр доверенностей ФНС — это система, предназначенная для хранения и управления машиночитаемыми доверенностями (МЧД), которые используются в электронном документообороте. Эта система обеспечивает автоматизацию проверки полномочий представителей и интеграцию с различными информационными системами.
Хранилище доверенностей построено на базе технологии распределенного реестра — блокчейн
Технология блокчейн — это распределённая база данных, которая позволяет безопасно хранить упорядоченные записи, называемые блоками. Каждый блок содержит информацию о транзакции и связан с предыдущим блоком, создавая цепочку. Это обеспечивает непрерывность данных и защиту от их изменения, так как для модификации информации в одном блоке потребуется изменить все последующие блоки в цепочке.
Преимущества использования блокчейна:
- Стабильность: Снижение рисков централизованных взломов и сбоев.
- Безопасность: Защита транзакций криптографией и связь блоков друг с другом.
- Прозрачность: Все изменения в системе видны всем участникам.
- Экономичность: Децентрализация уменьшает ресурсы на обслуживание и время на обработку транзакций.
Участники распределённого реестра доверенностей — госорганы, хозяйствующие субъекты, крупные удостоверяющие центры, операторы ЭДО. К ним можно обращаться, чтобы интегрировать технологию в систему ЭДО организации, создать, загрузить или проверить файл доверенности.
Единый портал ФНС
Для облегчения работы ФНС создала единый портал — блокчейн хранилище. Это распределенный реестр, где можно выпустить, проверить МЧД или проверять электронную подпись на актуальность.
Оформить и хранить доверенность можно в любом коммерческом сервисе. Возможность предоставляют компании, которые работают с электронными подписями, документами, разработчики бухгалтерских программ, операторы ЭДО. Обычно возможности работы с МЧД уже интегрированы в то программное обеспечение, которым вы пользуетесь. Если таких возможностей в ваших программах нет или вам неудобно ими пользоваться, можно воспользоваться сервисом на портале ФНС.
Портал предоставляет возможности:
- Изучить информационные материалы, ознакомиться с деталями МЧД и изучить руководства по их использованию.
- Оформить доверенность в стандартизированном виде для взаимодействия с различными организациями и государственными учреждениями.
- Загрузить и сохранить доверенность, оформленную через специализированные платформы.
- Провести верификацию доверенности на предмет изменений, внесённых после её подписания.
- Аннулировать ранее выданную доверенность.
- Отклонить предоставленные полномочия.
Итого
- С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний обязаны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись и машиночитаемые доверенности для подписания документов.
- Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, который может быть обработан программой, созданный в специализированном сервисе.
- МЧД позволяет автоматизировать проверку полномочий представителя и используется вместе с квалифицированной электронной подписью сотрудника.
- Работодатель может назначить разные права сотруднику при создании МЧД.
- Реестр доверенностей ФНС создан для компаний, нуждающихся в формировании и обработке большого количества доверенностей.
- Реестр доверенностей использует технологию распределенного реестра (блокчейн) для хранения доверенностей и интеграции с множеством сервисов.
- ФНС создала единый портал для работы с машиночитаемыми доверенностями, где можно совершать операции с МЧД и проверять электронную подпись на актуальность.