Полномочия по подписанию договоров, первичных и отчетных документов на предприятии могут быть делегированы одновременно нескольким сотрудникам. И для каждого специалиста нужно обеспечить комфортные условия работы, что гарантируют доступ к нужной информации и одновременно исключают ее утечку или утрату. В Контур.Экстерн предусмотрено несколько способов совместного использования учетной базы. Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки, описанию которых посвящена эта консультация.
Варианты одновременной работы для нескольких пользователей
В зависимости от объема документооборота, числа сотрудников и особенностей ведения бизнеса компании внедряют для подписания документов один из следующих вариантов.
Использование электронной подписи руководителя
Наиболее простой и «экономный» вариант, избавляющий компанию от лишних хлопот. ЭЦП, оформленную на имя руководителя, без ограничений используют все сотрудники, имеющие право подписания отчетов и бухгалтерских документов. В числе преимуществ такого решения — минимум затрат времени и денег на получение электронной подписи, а также возможность избежать бумажной волокиты для оформления ЭП на имя каждого сотрудника. Однако у него есть и серьезные недостатки:
- Вероятность нареканий и штрафных санкций со стороны ФНС за нарушение правил применения и компрометацию электронной подписи.
- Невозможность тщательно контролировать ее использование.
- Высокий риск утраты носителя.
- Вероятность злоупотреблений и мошеннических действий со стороны персонала.
- Необходимость в срочном порядке оформить новую ЭЦП при увольнении директора.
О том, почему не рекомендуется использовать подпись руководителя, подробно рассказано в этой статье
Сертификат ЭЦП на сотрудника + машиночитаемая доверенность (МЧД)
С 01 сентября 2023 года каждый сотрудник обязан подписывать документацию личной электронной подписью, которая привязана к конкретному предприятию благодаря машиночитаемой доверенности. Такой вариант делает работу подчиненных более прозрачной для руководителя, снижает риск утечки важной деловой информации и возможных злоупотреблений. Кроме того, этот формат работы соответствует требованиям действующего законодательства. Поэтому предприятие может не опасаться штрафных санкций за нарушения в организации документооборота.
Что же касается недостатков данного решения, стоит выделить:
- Достаточно сложное и продолжительное документальное оформление ЭЦП и МЧД, особенно если предприятие наделяет полномочиями подписания бумаг нескольких сотрудников.
- Жесткие требования со стороны ФНС по оформлению машиночитаемой доверенности, что увеличивает риск аннулирования подписи при обнаружении ошибок. Последствия – отказ признать подачу отчета и начисление штрафных санкций.
- Необходимость переоформлять доверенности и подписи, если уполномоченный специалист увольняется или уходит в отпуск.
О всех нюансах применения сертификата ЭЦП вместе с МЧД мы детально рассказали в этой консультации.
Подключение модификатора для удаленного подписания отчетности
Подключение модификатора для дистанционного подписания отчетности – хорошая альтернатива для предприятий, где полномочия по заверению документов имеются только у руководителя. С помощью нового программного решения можно отправлять бумаги на подпись в любую точку мира, где есть интернет-связь. Для удаленного подписания доступны письма и отчеты в ФНС, СФР и Росстат, запросы на сверку, документы по выплатам, ответы на требования налоговой и т.д. Узнать об этом подробнее можно по ссылке.
Выбор в пользу модификатора:
- Позволит отказаться от оформления нескольких ЭЦП с МЧД.
- Обеспечит конфиденциальность данных.
- Позволит в считанные минуты подписывать документы независимо от местонахождения руководителя.
- Снизит риск злоупотреблений или утраты электронной подписи.
Услуга подключения модификатора предоставляется на платной основе. Такой вариант работы подходит для небольших компаний с ограниченным документооборотом.
Многопользовательский режим
Такой формат предполагает создание под одной учетной записью сразу нескольких рабочих мест для всех сотрудников, наделенных полномочиями подписания документов. В перечне вариантов настройки (модификаторов/сервисов) многопользовательского режима:
- Добавление любого числа пользователей с созданием уникальных учетных записей для контролируемого доступа к базе. Каждый сотрудник может работать только со своими документами, не видя отчетность других специалистов. Вход в Экстерн может осуществляться по логин-паролю или по сертификату (или то и другое)
- Возможность организации групповой работы над отчетами во время отчетного периода. Такой подход обеспечит взаимозаменяемость кадров на период отпусков и больничных.
- Гибкие настройки ограничений прав доступа в групповом режиме. Каждый сотрудник может работать только с теми данными, которые необходимы для подготовки отчета.
- Выделение администраторов рабочей группы, которые получают расширенный перечень прав. Они могут контролировать готовность отчетов и координировать работу своей группы.
Каждый режим предусматривает неограниченное использование ЭЦП сотрудников для подтверждения достоверности отчетных данных.
С помощью многопользовательского режима удастся:
- Создать оптимальные условия работы для сотрудников, чтобы они не мешали друг другу.
- Распределить обязанности и полномочия по составлению и сдаче отчетности.
- Исключить простои и задержки с подготовкой документов из-за внезапной болезни, отпуска или увольнения одного из сотрудников.
- Подписывать отчеты и первичные документы с использованием ЭЦП согласно требованиям законодательства.
Многопользовательский режим соответствует потребностям современного бизнеса, отличается эффективностью и позволяет обеспечить конфиденциальность коммерческой информации. Посмотреть детали использования можно на странице сервиса
Остались вопросы?
Уточнить нюансы использования Контур.Экстерн, выбрать подходящий тариф и заказать подключение программного пакета можно у сотрудников «Кузбасс Контур». Квалифицированные консультанты готовы ответить на вопросы по телефону +7 (3843) 537 737 или электронной почте kontur@kontur42.ru. Для экономии времени обращение через форму заявки на сайте.