Налоговая может запросить пояснения, документы или попросить скорректировать декларацию. Причем во многих случаях требования приходят автоматически после проверки декларации системой ФНС.
Это не всегда говорит о серьезной проблеме или проверке. Чаще всего причина связана с расхождениями в документах, ошибками при заполнении декларации или несоответствиями с контрагентами.
Почему приходят требования по НДС
После сдачи декларации ФНС автоматически сверяет данные компании с отчетностью контрагентов, счетами-фактурами, книгами покупок и продаж и декларациями за предыдущие периоды. Если система находит расхождения, формируется требование.
Например, компания указала один номер счета-фактуры, а поставщик другой. Или одна сторона провела документ в текущем квартале, а вторая в следующем. Иногда контрагент вообще еще не сдал декларацию, а система уже фиксирует несоответствие.
Также требования часто приходят при высокой доле вычетов по НДС. Например, если компания закупила дорогостоящее оборудование, расширяет бизнес или временно показала небольшую выручку при крупных расходах.
Еще одна распространенная причина связана с контрагентами. Если у поставщика нет сотрудников, имущества, компания зарегистрирована недавно или налоговая видит признаки недобросовестности, ФНС может запросить дополнительные пояснения и документы.
Какие ошибки встречаются чаще всего
На практике большая часть требований связана с обычными техническими ошибками.
Часто проблемы возникают из-за неправильного номера счета-фактуры, неверной даты документа, ошибки в сумме НДС, реквизитах или коде операции. Также требования появляются из-за расхождений между книгой покупок и декларацией или если документы отражены у контрагентов в разных кварталах.
Сейчас особенно часто такие ситуации возникают у бизнеса, который только начал работать с НДС и еще выстраивает процессы учета.
Например, предприниматель получил скан счета-фактуры по почте и внес данные в декларацию, а оригинал документа еще не получил. Или бухгалтер случайно указал неправильный номер документа в книге покупок. Для налоговой системы этого уже достаточно, чтобы автоматически сформировать требование.
Еще одна частая ситуация — ошибка со стороны поставщика. Например, контрагент указал другие данные или допустил ошибку в своей декларации, а требование приходит обеим сторонам сделки.
Что делать после получения требования
Сначала нужно внимательно изучить само требование. Обычно налоговая указывает код ошибки, проблемную операцию или раздел декларации, где найдено расхождение.
После этого необходимо отправить квитанцию о получении требования в электронном виде. На это дается шесть рабочих дней. После подтверждения получения остается еще пять рабочих дней на подготовку пояснений.
Далее важно проверить декларацию, счета-фактуры, книги покупок и продаж, суммы НДС и данные контрагентов.
Если ошибка не влияет на сумму налога, обычно достаточно отправить пояснение. Если ошибка влияет на сумму НДС к уплате, потребуется уточненная декларация.
Иногда налоговая просит убрать часть вычетов по НДС. Чаще всего это связано с претензиями к поставщикам. Но важно понимать, что сам факт вопросов к контрагенту еще не означает автоматическую потерю права на вычет. Поэтому важно хранить договоры, счета-фактуры, переписку и документы по сделкам.
Когда нужны письма-пояснения по НДС
Иногда компании подают уточненную декларацию, в которой сумма НДС к уплате уменьшается. Например, если ранее забыли заявить вычет или обнаружили ошибку в расчетах.
В таких ситуациях налоговая может запросить дополнительные пояснения. Чтобы сократить риск вопросов со стороны ФНС, компании часто сразу прикладывают пояснение к уточненной декларации.
Как упростить работу с НДС
Сейчас многие компании только выстраивают процессы работы с НДС, поэтому количество требований остается высоким.
Когда документов и контрагентов становится много, проверять всё вручную сложно и долго. Поэтому компании всё чаще используют сервисы автоматической сверки НДС.
Например, Контур.НДС+ помогает заранее находить расхождения с контрагентами, проверять счета-фактуры и выявлять ошибки еще до отправки декларации. Это помогает снизить риск требований и сократить количество ручных проверок.
Отправьте заявку и специалист по данному направлению свяжется с вами, проконсультирует по вопросам НДС и поможет разобраться с требованиями налоговой и отчетностью.
Также упростить работу помогает электронная отчетность. Через Контур.Экстерн можно получать требования ФНС, отправлять квитанции, сдавать пояснения и корректировки и хранить всю историю взаимодействия с налоговой в одном месте.
Если вы только начинаете разбираться в работе с НДС и отчетностью, у нас также есть материалы про первую декларацию по НДС и особенности подготовки отчетности. Мы стараемся простым языком разбирать основные вопросы, с которыми бизнес сталкивается после перехода на НДС:
Также полезно заранее выстроить сам процесс работы с бухгалтерией и отчетностью. Особенно если компания только начала работать с НДС и внутри пока нет понятных процессов проверки документов и сверки с контрагентами.