С сентября 2026 года для большинства коммерческих перевозок станет обязательным электронный документооборот: электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), электронная транспортная накладная (ЭТрН), а также электронные железнодорожные и авианакладные и экспедиторские документы.
В этом материале сосредоточимся на ЭЗЗ и ЭТрН — это ключевые документы для автомобильных перевозок, по которым уже определены форматы и порядок работы. По остальным видам перевозочных документов форматы продолжают формироваться.
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) фиксирует условия перевозки: участников, маршрут и параметры груза. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) подтверждает факт перевозки и используется для учета и контроля.
Порядок работы зависит от роли участника перевозки. Грузоотправитель инициирует перевозку и задает ее условия, перевозчик выполняет доставку, экспедитор организует взаимодействие сторон, а грузополучатель принимает груз и завершает процесс. Разберем типовые сценарии.
Роль грузоотправителя
Если компания привлекает стороннего перевозчика в рамках договора перевозки для доставки груза получателю, она выступает в роли грузоотправителя. В этом случае сначала оформляется электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), а затем — электронная транспортная накладная (ЭТрН).
Заказчик транспорта (грузоотправитель) оформляет электронный заказ-заявку (ЭЗЗ), указывая требования к перевозке: характеристики груза, дату и место подачи транспортного средства под погрузку, адрес выгрузки, а также требования к транспортному средству (грузоподъемность, вместимость).
Перевозчик подтверждает заявку и вносит данные о транспортном средстве и водителе: марку, модель и государственный номер автомобиля, ФИО водителя, данные водительского удостоверения, а также стоимость перевозки.
ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов, их в строгой последовательности оформляют и подписывают участники:
Т1 — грузоотправитель;
Т2 — перевозчик;
Т3 — грузополучатель при приемке;
Т4 — перевозчик (завершение перевозки).
После подписания Т4 перевозка считается завершенной. Порядок подписания титулов сохраняется вне зависимости от участия экспедитора.
Перевозка между адресами одной компании
Если перевозчик доставляет груз между точками доставки одной и той же компании, например, из одного склада в другой, то используют схему как и в примере выше: оформляют ЭЗЗ, затем ЭЗЗ подтверждает перевозчик и формирует ответный титул, после оформляют и подписывают четыре титула ЭТрН, где первый и четвертый формирует одна и та же компания.
Отгрузка со стороннего склада
Если груз отгружается со склада третьего лица, ,то ЭЗЗ оформляет грузоотправитель (как заказчик перевозки). Первый титул ЭТрН (Т1) формируется в зависимости от условий договора. По умолчанию ЭТрН создает грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором, и передает документ на подписание организации, осуществляющей погрузку (складу). Если это закреплено в договоре, ЭТрН может оформить и сам склад — в этом случае он создает и подписывает Т1.
Далее порядок стандартный: Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Перевозка груза собственным транспортом
Если коммерческой перевозки нет и компания перевозит груз собственными силами, без заключения договора перевозки с отдельным перевозчиком, электронная транспортная накладная (ЭТрН) не оформляется. Согласно Федеральному закону 259-ФЗ, глава 2, статья 8, п.1, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Поскольку в данном случае договор перевозки отсутствует (грузоотправитель и перевозчик — одно юридическое лицо), оформление ЭТрН не требуется.
Согласно постановлению Правительства РФ 1944 от 25.11.2025, при перевозке алкоголя с 1 сентября 2026 года обязательно оформление электронного путевого листа, если используется собственный или арендованный транспорт. При перевозке остальных грузов документ пока можно оформлять и в бумажном виде.
Перевозка с привлечением экспедитора
Если экспедитор принимает груз во владение, то оформляют поручение экспедитору, экспедитор выдает экспедиторскую расписку и создает ЭТрН, указывая заказчика перевозки в реквизите «Заказчик» (п. 1а), а себя — в реквизите «Грузоотправитель» (п. 1) с пометкой «является экспедитором».
Далее подписание: Т1 — экспедитор или склад, Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Если экспедитор не принимает груз во владение (агентская модель), он отвечает только за подбор перевозчика для транспортировки. Заказчик транспорта самостоятельно оформляет и подписывает ЭЗЗ и ЭТрН с фактическим перевозчиком, которого нашел агент.
Самовывоз покупателем
Если покупатель самостоятельно привлекает перевозчика, он выступает заказчиком транспорта и оформляет ЭЗЗ.
ЭТрН в таком сценарии формируется в зависимости от условий договора. Документ может создать покупатель (как заказчик перевозки) и передать на подписание организации, осуществляющей погрузку груза в транспортное средство (складу). Если это предусмотрено договором, ЭТрН может оформить и сам склад — в этом случае он создает и подписывает Т1.
Далее порядок стандартный: Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик.
Роль перевозчика
Если компания использует собственный или арендованный транспорт, ЭЗЗ оформляет заказчик перевозки. Перевозчик со своей стороны не создает ЭЗЗ, а принимает и обрабатывает поступившую заявку. Далее он подписывает Т2 при погрузке после грузоотправителя и Т4 при завершении перевозки после грузополучателя.
Важно: материальная ответственность за груз не означает принятие груза во владение. Если вы принимаете груз во владение и организуете перевозку — это уже роль экспедитора.
Роль экспедитора
Экспедитор работает по договору транспортно-экспедиционных услуг. Роли экспедитора и перевозчика в рамках перевозки определяются условиями договора и должны быть четко разграничены.
Если экспедитор принимает груз во владение:
грузоотправитель оформляет поручение экспедитору на организацию перевозки;
экспедитор выдает экспедиторскую расписку при принятии груза;
создают ЭТрН;
далее стандартная схема Т1–Т4.
Если груз во владение не принимается:
экспедитор выступает посредником;
заказчик оформляет ЭЗЗ и ЭТрН самостоятельно;
экспедитор не участвует в оформлении ЭЗЗ и ЭТрН.
Роль грузополучателя
В случае, когда компания самостоятельно нанимает перевозчика для транспортировки груза, она выступает заказчиком перевозки: оформляет ЭЗЗ и взаимодействует с перевозчиком напрямую.
Вывоз груза своим транспортом
Если коммерческой перевозки нет: ЭТрН не оформляют, вместо нее — электронный путевой лист.
Итоговая логика
Ключевой критерий — возникает ли коммерческая перевозка и принимает ли кто-то груз во владение.
— Есть договор перевозки — оформляется ЭЗЗ и ЭТрН.
— Перевозка с использованием своего транспорта — оформляется ЭПЛ.
— Организация принимает груз во владение по экспедиторской расписке и организует перевозку — это организация играет роль экспедитора.
– Организация, выполняющая перевозку по договору перевозки, выступает в роли перевозчика. Корректное определение роли позволяет избежать ошибок в электронных перевозочных документах и рисков при проверках.
Переход на электронные транспортные документы — это не только требование законодательства, но и возможность оптимизировать документооборот: сократить сроки подписания, снизить затраты на хранение и ускорить получение оплаты за перевозку.