В последние полгода на мероприятиях, посвящённых электронному документообороту (ЭДО), мы всё чаще слышим от пользователей о возникшей проблеме: «Мы не можем замотивировать контрагентов перейти в ЭДО». Это действительно так. Крупные компании уже давно подключили ЭДО, однако уровень его проникновения и доля электронных документов зачастую остаются на низком уровне. Команда проекта «Диадок» собрала реальные механизмы и примеры взаимодействия компаний со своими контрагентами и готова поделиться ими.
Механизмы перевода контрагентов в ЭДО
Поощрение сотрудников
Важно вознаграждать тех, кто отвечает за ЭДО или непосредственно взаимодействует с контрагентами, за успешный перевод последних в электронный документооборот. Например, вы можете установить дополнительную премию для сотрудников, которые за последний месяц, квартал или год перевели наибольшее количество контрагентов в ЭДО.
Обязательный пункт в договоре
Включите в соглашение с контрагентом условие о необходимости использования ЭДО. Это может быть эффективно, когда контрагент заинтересован в вас больше, чем вы в нём. К примеру, если вы предлагаете уникальную продукцию или являетесь потребителем эксклюзивных услуг.
Специальные условия для переходящих на ЭДО
Вы можете предложить скидки на товары и услуги, если вы выступаете продавцом, или же предоставить преимущества для поставщиков, такие как ускоренная оплата. Эти условия также стоит закрепить в письменной форме в договоре.
Оплата КЭПов для контрагентов
Частичная или полная оплата документов может стать хорошим стимулом для малых и микробизнесов, для которых стоимость перехода в ЭДО является решающим фактором.
Просвещение контрагентов о возможностях ЭДО.
Организуйте совместные вебинары с вашим оператором ЭДО для партнёров и контрагентов, адаптированные под ваш бизнес. Эффективными становятся истории, когда совместно с оператором запускаются специальные предложения для контрагентов, направленные на снижение порога входа в ЭДО. Также можно регулярно добавлять призывы о переходе на ЭДО на конвертах при отправке писем.
Особые кейсы
Команда проекта делится примерами, когда компании предлагали своим контрагентам забирать бумажные документы исключительно в неудобных с точки зрения логистики офисах. Это способствовало более быстрому переходу на ЭДО. Стоит отметить, что подобные методы могут вызвать неоднозначную реакцию.
Как вы относитесь к возможным способам мотивации контрагентов? Делитесь мнением и читайте больше в нашем Телеграм канале